گذرگاهی حساس که همه چیز تحت کنترل آن است

 انبار در تمامی سازمانهای صنعتی و غیرصنعتی ، قویترین بخش کنترلی برای مدیریت و سرمایه گذاران است . که بوسیله آن و با استناد به گزارش های روزانه و دوره ای این بخش، مدیریت در خصوص بسیاری از موارد مهم تصمیم گیری می نماید. معمولا در واحدهای صنعتی نگاه ویژه ای به انبار وجود دارد چرا که هم در بخش ملزومات و اقلام یدکی و هم در بخش مواد اولیه و محصولات تصمیم گیری های نهایی و مالی با استناد به اطلاعات ارائه شده از سوی انبار اتفاق می افتد.

با پیشرفت سیستم انبارداری در صنعت و خدمات گزارش های دقیقی در برنامه های زمانبندی روزانه تا سالانه که توسط کاربران قابل تغییر است . در نرم افزارهای انبارداری شکل می گیرد که می توانند کمک شایانی به مدیران مجموعه ها برای دستیابی به مسیرهای روشن در تصمیم گیری های کلان داشته باشند. یک سیستم انبارداری موفق همواره تکیه گاه اصلی مدیریت سازمانها خصوصا بنگاه های صنعتی برای کنترل تولید، فروش و تامین مواد اولیه است. برخورداری از یک سیستم انبارداری قابل اطمینان مستلزم هزینه و بهره گیری از نیروی انسانی زبده و آموزش دیده و با تجربه بر مبنای اصول انبارداری پیشرفته است که در بخشهای دیگر این مقاله به آن خواهیم پرداخت.

با پیشرفت همه جانبه صنعت و تکنولوژی انبارداری و مدیریت انبارها و ترخیص نیز دستخوش تحولات اساسی شده است و با انبارداری سنتی سنوات گذشته بسیار فاصله گرفته است.در مقاله امروز نگاهی به ساختار انبارهای استاندارد و پیشرفته می اندازیم، با ما همراه باشید.

انبار به چه جور مکانی اطلاق می گردد؟ انبارداری یعنی چه؟

انبار، تعریف انبار امروزه از شرح و بیان یک مکان خارج شده است و تعریف های ارائه شده از انبار و اصول انبارداری در برگیرنده مجموعه اقدماتی مشخص و تعریف شده در مکانی مشخص و معین برای کنترل اقلامی از پیش تعیین شده است. انبار مکانی برای ذخیره سازی و نگهداری کالاها و اقلام مورد نیاز هر سازمان می باشد. موجودی های درون آن برای تأمین نیازها و تقاضاهای آتی سازمان در نظر گرفته می شوند. بخشی از انبار برای نگهداری محصولات تولید شده اختصاص می یابد و بخش دیگری برای نگهداری و کنترل مواد اولیه مورد نیاز خطوط تولید. به مجموعه اقداماتی که در جهت کنترل موجودی ها و ورودی ها و خروجی های یک سازمان انجام می شود انبارداری می گویند.

از سوی دیگر به نحوه کنترل انبارها و کلا شکل و شمایل اداره انبارهای یک سازمان صنعتی و یا خدماتی سیستم انبارداری می گویند.

انواع انبارها

• انبارهای گمرکی و ترانزیت
• انبارهای توزیع کلی و محلی (حجره ها و بازارهای محلی)
• انبارهای سازمانی و کارخانه ها

اصول پیشرفته انبارداری

با توجه به تنوع کالاها از نظر جنس و شرایط متفاوتی که برای نگهداری نیاز است و همین طور هدفی که از انبار کردن کالا وجود دارد. انبارهای مختلف از نظر ویژگی های ساختمانی، تجهیزات و شرایط نگهداری، محل و موقعیت انبار و مانند آن تعریف شده است که اصول انبارداری در آنها می تواند متفاوت باشد. معمولا اصول انبارداری در سازمانهای مختلف با نوع کاربری و با تفاوت در اینکه تولید هستند و یا خدماتی، صنعتی هستند و یا غیر صنعتی تفاوت های عمده ای دارد. به بیان ساده تر اصول انبارداری و سیتم انبار امروزه تکیه بسیار زیادی بر روی تخصص و اتوماسیون دارد.

امروزه اصول انبارداری اختصاص یک مکان کالا مشخص و استاندارد به انبار و یا انبارها با رعایت کلیه اصول ایمنی و حفاظتی تعریف شده، بهره گیری از کادر مجرب و متخصص انبارداری و استفاده از سیستم های اتوماسیون و نرم افزارهای پیشرفته کنترل موجودی را شامل می گردد که در بخش های مختلف این مقاله به هریک از آنها اشاره خواهیم داشت.

فرایند انبارداری

یکی از اصول اساسی در مبحث سیستم های انبار و اصول انبارداری استقرار یک نظام یکپارچه و استاندارد برای دریافت،نگهداری و توزیع کالا می باشد. لازم به ذکر است که امروزه و با پیشرفت سیستم انبارداری دریافت و ارائه هرگونه خدمات از سوی سازمانها نیز از کانال انبارها عبور می کند و بصورت واضح سیستم انبارداری از حالت کالا محور بطور کلی خارج گردیده است. برای بهره گیری از یک سیستم انبار موفق که مبتنی بر اصول انبارداری پیشرفته است در گام اول هر سازمان بایستی فرایند انبارش خود را بصورت کاملا مشخص و منطبق بر نوع فعالیت های آن سازمان طراحی تدوین تصویب و اسقرار دهد و هیچگونه فعالیتی در قالب سیستم انبار خارج از محدوده فرایند مصوب انجام نگردد.

تیم انبارداری

چیدمان تیم انبارها و ترخیص یک مجموعه صنعتی و یا غیر صنعتی نیز یکی از اصول انبارداری مهم است که بایستی به آن خیلی توجه شود. تیم انبارداری معمولا از یک مدیر دانش آموخته در رشته های مدیریت و یا مهندسی صنایع بهمراه تعدادی انباردار، با دارابودن میزان تسلط کافی بر نحوه کار با کامپیوتر تشکیل شده است . که الزاما انباردارهای رده میانی بایستی دوره های انبارداری را به صورت کامل گذرانده باشند و به سیستم انبارداری و اصول انبارداری کاملا اشراف داشته باشند.

جانمایی و ایمنی انبارها

در خصوص مکان انبارها نکات بسیار مهمی باید لحاظ گردد که مهمترین آنها به شرح زیر است:

1-مکان اصلی انبارهای ملزومات و قطعات یدکی و مصرفی بایستی در قلب سازمان قرار گرفته باشد به شکلی که دسترسی به انبار برای تمامی واحدها تقریبا یکنواخت باشد

2-برای تامین برق،آب،گاز و تلفن انبارمرکزی بایستی از انشعابات اختصاصی استفاده شود بعبارت دیگر و برای مثال با قطع برق اصلی کارخانه ، انبار نبایستی دچار قطع جریان برق گردد و حتی المقدور تدارک ژنراتور برق اضطراری برای انبار لحاظ شود.

3-هیچگونه جریان اصلی آب،برق،گاز و فاضلابی از درون و یا زیرسطح انبار نباید گذر کند .

4-انبار بایستی نور کافی داشته باشد و تهویه هوای آن حتی با هواکش های صنعتی باید تامین گردد .

5- ورودی انبار باید بشکلی ساخته شده باشد که بارگیری و تخلیه قطعات به راحتی صورت بگیرد.

6-انبار باید به پیشرفته ترین سیستم هشدار و خاموش کننده آتش سوزی مجهز باشد .

7- انبار بایستی به مجهزترین و پیشرفته ترین سیستم اعلام سرقت مجهز باشد و دوربین های مدار بسته کافی تمام انبار و قفسات را پوشش دهد.

8-در خصوص انبار مواد اولیه و محصول تاثیر شرایط جوی مانند باران و برف و تابش نور خورشید بصورت مداوم بسته به نوع محصولات در نظرگرفته شود و اگر محصولات و مواد اولیه در مقابل هر یک از این پدیده های جوی واکنش منفی نشان می دهند مکان بهتری در نظر گرفته شود.

9-در بسیاری از سازمانهای بزرگ سرویس بهداشتی و حمام برای پرسنل انبار بصورت جداگانه از سایر پرسنل سازمان درون محیط داخلی انبار ساخته شده تا از ترددهای بی مورد در طول شیفت کاری جلوگیری بعمل آمده و انباردارها کیلوگرم شیفت کاری را در انبار حضور داشته باشند.

سیستم هماهنگ جهانی برای طبقه بندی  و علامت گذاری مواد شیمیایی

بعد از تعیین مخاطرات بهداشتی، فیزیكی یا زیست محیطی یك ماده شیمیایی و طبقه بندی آن در یك گروه مخاطره، لازم است كه این اطلاعات در اختیار دیگران از جمله كارگران، شاغلین بخش حمل و نقل و عموم قرار بگیرد. برای این منظور از دو ابزار اصلی استفاده می شود:

• برچسب ایمنی 

برچسب ها معمولاً حاوی یك تصویرنگاشت ساده و یا یك كلمه مختصر برای انتقال اطلاعات می باشند.

• برگه های اطلاعات ایمنی موادMSDS

برگه های اطلاعات ایمنی مواد شیمیایی حاوی چندین قسمت برای ارائه اطلاعات جزئی تر در مورد مخاطرات فیزیکی (برای مثال قابلیت اشتعال)، آثار بهداشتی، اثرات زیست محیطی و همچنین موارد احتیاطی لازم برای به حداقل رساندن مخاطرات مربوطه می باشند.

اتوماسیون یکپارچه

بخش اول : نرم افزار یکپارچه

برای به روز بودن انبارهای یک سازمان بایستی از یک نرم افزار یکپارچه و بسیار قوی استفاده نمود تا بوسیله آن تمامی ورود و خروج های کالا ، مواد،محصول،ضایعات و اقلامی که برای دریافت و یا ارائه خدمات به سازمان وارد و یا خارج می شوند را ثبت نمود. این نرم افزار باید قابلیت شبکه شدن را داشته باشد تا تصمیم گیرندگان کلان یک سازمان مانند معاونت های بازرگانی و فروش و مدیران مجموعه در لحظه و به شکل کاملا به روز شده تمامی اسناد صادر شده از سوی انبار را رویت و کنترل نمایند. در حال حاضر نرم افزارهای بسیار توانمندی بدست متخصصان برنامه نویس ایرانی برای این منظور نگارش و به بازار عرضه شده است.

اتوماسیون انبار

برای راحت تر شدن کار انبارداری و همچنین کنترل بهینه تر مستندات امروزه امکان های بسیاری چه در زمینه نرم افزار و چه در زمینه سخت افزار به بازار عرضه شده است. در شرایط کنونی هنوز تعداد شرکتهایی که در ایران انبارهای خود را به تجهیزات اتوماسیون مجهز نموده اند و از این سیستم انبارداری استفاده می کنند بسیار کم است در این بخش با تعدادی از تجهیزات اتوماسیون انبار بیشتر آشنا شده و در ادامه با یکی از سازمانهایی که در بخش اتوماسیون انبارها در ایران پیشرو می باشد آشنا می شوید:

سیستم مکانیزه بارکددهی و بارکدخوانی کالاها

با استفاده از این سیستم بر روی تک تک قطعات و کالاهایی که وارد انبار می شود و بایستی تحت موجودی قرار بگیرد . یک بارکد با کدفنی از پیش تعیین شده نصب می گردد، جنس لیبل هایی که این بارکدها را بر روی آنها پرینت می گیرند از یک جنس بسیار مقاوم است که در مقابل تمامی شرایط جوی اطلاعات از روی آنها پاک نمی شود. در زمان ورود کالا و قطعات و مواد لیبل ها به تعداد مشخص پرینت گرفته شده و بروی کالا ها نصب می گردد و سپس با استفاده از بارکدخوان و یا اسکنر مخصوص بارکدها خوانده شده و  کالاها موجودی می شوند.

نکته جالب اینجاست که در زمان تحویل کلا و قطعات و یا حتی ترخیص محصولات نیز با استفاده از همان اسکنر لیبل روی قطعات و یا بندیل های محصول خوانده شده و سندهای خروجی ثبت می گردند. بکارگیری این روش اتوماسیون ضریب خطای انسانی را در انبار تا 97% کاهش داده و در وقت بخش انبار صرفه جوییچشمگیری را حاصل می کند

سیستم انبارداری مبتنی بر RFID

سیستم انبارداری مبتنی بر RFID  یا امواج رادیویی امکان بارکد دهی و بارکدخوانی قطعات نیز در دل خود جا داده و برتری آن در این است که بوسیله برچسب هایی حاوی تراشه هایی که امواج رادیویی از خود ساتع می کنند در زمان تحویل دهی کالا صرفه جویی خیلی زیادی بوجود می آید. بوسیله برچسب های  RFID و با یک گیرنده رادیویی مخصوص به این کار انباردار به راحتی بر روی قفسه کالای مورد نیاز خود هدایت می شود.

  در این قسمت  به معرفی بخش انبارها و ترخیص مجتمع تولیدی صنعتی آلومینات می پردازیم ، بخشی که یکی از شلوغ ترین و پرکارترین واحد های این سازمان محسوب می گردد، واحدانبار ها و ترخیص بصورت بسیار دقیق و منظمی با بهره گیری از ابزارهای بروز در علم انبارداری تمامی امور مربوط را تحت کنترل دارد با بخشی از مهمترین اقدامات این واحد بیشتر آشنا شوید.

بخش انبارها و ترخیص از چندین انبار که بصورت زنجیره ای به یکدیگر متصل هستند و زیر نظر انبار مرکزی کار می کنند تشکیل می شود.

مجتمع تولیدی و صنعتی آلومینات دارای انبارهای زیر می باشد:

انبار مرکزی که شامل انبار اقلام، ملزومات و مواد مصرفی و یدکی می باشد .

انبار کوره های ذوب که اقلام مورد نیاز کوره های ذوب در آن نگهداری و کنترل می شود .

انبار محصولات که تمامی محصولات تولید شده در این انبار نگهداری و کنترل می شوند .

انبار ضایعات که وسیع ترین انبار از مجموعه انبارهای آلومینات است همانطور که از نامش بر می آید حاوی کلیه ضایعات حاصل از چرخه تولید است.

انبار بیلت ها و مواد اولیه تولید که در آن تمامی بیلتها و شمش ها و کلیه اقلام مورد استفاده خطوط تولید نگهداری و کنترل می شود.

دفتر مرکزی در انبار اقلام و ملزمات مصرفی در واقع اتاق کنترل اصلی تمامی این انبارها به حساب می آید .

نرم افزارهای بروز و توانمند  اتوماسیون در انبارهای آلومینات به کار گرفته شده و انبارهای این مجموعه بصورت سیستماتیک و اتوماسیون شده فاقد هرگونه تبادل اطلاعات کاغذی است و در واقع انبارهای آلومینات بصورت Paperless  اداره می گردند.استفاده از اتوماسیون باعث شده است که درصد خطای انبار و میزان موجودی نا منطبق در این بخش در نزدیک ترین نقطه به عدد صفر باشد.

وظیفه اصلی ترخیص محصولات و ارسال برای مشتری بر روی واحد انبار می باشد . موجودی های دقیق و نگهداری درست  و اصولی از کلیه اقلام تحت کنترل در انبار یکی دیگر از ویژگی های این بخش است .